Quand un directeur d’Ehpad à Montpellier reçoit la notification de sa prochaine évaluation, la première question n’est plus « quand ? » mais « sur quoi va-t-on regarder de près ? ». Le référentiel HAS, mis à jour en juillet 2025, a redistribué les priorités. Les structures médico-sociales de l’agglomération montpelliéraine découvrent, visite après visite, que certains critères autrefois secondaires sont devenus des points de blocage. Voici ce qui change vraiment pour les équipes sur le terrain.
Risque infectieux en ESSMS : le critère que personne n’anticipait
Avant la mise à jour du référentiel, la prévention du risque infectieux figurait parmi les attendus, sans constituer un axe d’évaluation autonome. Depuis juillet 2025, la HAS y consacre un objectif complet décliné en trois critères distincts : stratégie de prévention, mise en œuvre par les professionnels, gestion des événements infectieux.
Sur le terrain, cela se traduit par des vérifications précises. Les évaluateurs examinent l’hygiène des mains, le circuit du linge, la gestion des DASRI et la sécurité alimentaire. Ils demandent des preuves écrites : procédures formalisées, traces de formations, comptes rendus de sensibilisation.
Pour les structures montpelliéraines, notamment les Ehpad et les foyers d’accueil médicalisé, cela implique de documenter chaque action de prévention. Un protocole affiché dans un couloir ne suffit plus. On attend une traçabilité complète, de la commande de gel hydroalcoolique jusqu’au registre de passage en blanchisserie. Les organismes qui accompagnent l’évaluation des ESSMS à Montpellier constatent que ce volet infectieux génère le plus de travail préparatoire, parce qu’il touche tous les métiers de la structure, pas seulement le personnel soignant.
Critères impératifs et plan d’action immédiat : le mécanisme de rattrapage
Le référentiel distingue désormais 18 critères dits « impératifs ». Ils couvrent les droits fondamentaux des personnes accompagnées, la prévention de la maltraitance et le circuit du médicament, entre autres.
Une cotation insuffisante sur l’un de ces critères déclenche une obligation de réponse rapide. La structure doit produire un plan d’action immédiat avec des mesures correctives datées. Ce n’est pas un engagement vague : les autorités de tutelle attendent des échéances, des responsables nommés et des indicateurs de suivi.
En parallèle, chaque ESSMS doit élaborer après son évaluation un Plan d’Amélioration Continue de la Qualité (PACQ). Ce document liste cinq à dix actions prioritaires, communiquées aux autorités mais aussi aux personnes accompagnées et à leurs familles. La transparence devient un levier concret.
Ce que le PACQ change dans le fonctionnement quotidien
Dans la pratique, les équipes de direction à Montpellier intègrent le PACQ aux réunions de service. Les actions ne restent plus dans un classeur transmis à l’ARS Occitanie. Elles alimentent les ordres du jour mensuels, avec un point d’avancement visible par les professionnels concernés.
Les retours varient sur ce point : certaines structures trouvent que la démarche structure utilement leur pilotage interne, d’autres la perçoivent comme une charge administrative supplémentaire dans un contexte de tension sur les effectifs.
Évaluation ESSMS et tension RH à Montpellier : le nœud opérationnel
On ne peut pas parler d’évaluation sans parler de qui la prépare. Le taux de vacance de poste dans les établissements médico-sociaux français a plus que doublé entre 2017 et 2023, passant de 2,1 % à 4,5 % en moyenne selon la CNSA.
À Montpellier, les structures font face à la même réalité. Préparer une évaluation HAS mobilise des compétences que les postes vacants ne fournissent pas. Il faut rédiger des protocoles, compiler des preuves, former les équipes aux nouveaux critères, tout en maintenant l’accompagnement quotidien des résidents ou usagers.
Le renouvellement rapide des équipes complique encore la donne. Les procédures mises en place pour une évaluation risquent de ne plus être maîtrisées six mois plus tard si l’équipe a été renouvelée.
- Les protocoles d’hygiène doivent être réexpliqués à chaque nouvelle recrue, avec trace écrite de la formation dispensée.
- Le PACQ nécessite un référent stable qui assure le suivi des actions sur plusieurs mois, ce qui suppose un poste pérenne.
- La participation des usagers à l’évaluation (recueil de leur avis, consultation des CVS) demande du temps d’animation que les équipes réduites peinent à dégager.
Synaé et auto-évaluation : l’outil numérique face aux pratiques réelles
La HAS a déployé Synaé, un système d’information dédié à l’auto-évaluation des ESSMS. L’idée : permettre à chaque structure de se positionner sur les critères du référentiel avant la visite de l’organisme évaluateur.
Sur le papier, l’outil standardise la préparation. En pratique, l’auto-évaluation via Synaé suppose une culture numérique inégale d’une structure à l’autre. Un Ehpad de centre-ville avec un poste de qualiticien dédié ne rencontre pas les mêmes difficultés qu’un service d’aide à domicile en périphérie de Montpellier avec trois postes administratifs.
Le remplissage de Synaé oblige à formaliser des réponses sur chaque critère, y compris les 18 critères impératifs. Cette étape révèle souvent des écarts entre ce que les professionnels font au quotidien et ce qu’ils sont capables de documenter. L’évaluation ne mesure pas seulement la qualité de l’accompagnement : elle mesure aussi la capacité à prouver cette qualité par des écrits et des indicateurs.
Adapter la préparation au profil de la structure
Les structures montpelliéraines qui abordent l’évaluation avec le moins de stress sont celles qui ont intégré la démarche qualité à leur fonctionnement courant, sans la traiter comme un exercice ponctuel. Cela passe par des gestes simples :
- Un classeur numérique partagé où chaque professionnel dépose les comptes rendus de formation, les fiches d’événements indésirables, les protocoles mis à jour.
- Une réunion trimestrielle de relecture des critères impératifs, pour vérifier que les pratiques n’ont pas dérivé.
- Un binôme direction-terrain chargé du lien avec l’organisme évaluateur, plutôt qu’un travail concentré sur le seul directeur.
Le référentiel HAS version 2025 a déplacé le curseur : l’évaluation ne porte plus seulement sur les résultats affichés, mais sur la dynamique d’amélioration. Pour les structures médico-sociales de Montpellier, la question n’est plus de réussir un examen tous les cinq ans, mais de faire vivre une démarche qualité au quotidien, avec les moyens humains dont elles disposent réellement.
